Semaines de 60 heures, to-do list à rallonge, dossiers qui s'empilent sur votre bureau, centaines de mails non-lus, télétravail le soir et le week-end... Si vos journées de travail ressemblent à un marathon sans fin, vous êtes probablement confronté à un problème de surcharge de travail. Que cette surcharge vous concerne spécifiquement ou qu'elle soit le lot de toute votre équipe, qu'elle relève d'un manque de personnel ou d'un problème individuel d'organisation, il existe des solutions.

Découvrez 11 conseils pour lutter contre la surcharge de travail et retrouver un rythme de travail normal.

1- Comment lutter contre la surcharge de travail ?

2- Que dit la loi sur la surcharge de travail ?

3- Savoir repérer la surcharge de travail pour y remédier

4- Quantifier son travail pour lutter contre la surcharge de travail

5- Comment prouver une surcharge de travail ?

6- Alerter et demander de l'aide si vous avez trop de travail

7- Faire reconnaître ses heures supplémentaires

8- Refuser une surcharge de travail

9- Bien organiser sa journée pour éviter la surcharge de travail

10- Prioriser votre travail pour lutter contre la surcharge

11- Comment une bonne gestion de son emploi du temps permet-elle de lutter contre la surcharge de travail ?

12- Définir des deadlines

13- Se mettre en mode « ne pas déranger » pour réduire la surcharge de travail

1- Que dit la loi sur la surcharge de travail ?

Le Code du travail ne mentionne nulle part le terme de surcharge de travail. Il n'y a donc aucune définition, aucune recommandation ni sanction entourant le fait pour un salarié d'avoir trop de travail.

En dehors de la loi, comment la surcharge de travail peut-elle être définie ? La surcharge de travail est une charge de travail qui n'est pas raisonnable. Mais cette dernière n'est pas plus encadrée par le Code du travail.

Finalement, les notions de charge et de surcharge sont très subjectives et dépendent de chaque situation individuelle. Si les tribunaux avaient à juger d'une affaire liée à la charge de travail, les juges utiliseraient un faisceau d'indices pour l'apprécier : temps de travail, étendue du périmètre de travail, objectif fixé par l'employeur, formation...

2- Savoir repérer la surcharge de travail pour y remédier

Vous avez tellement le nez dans le guidon qu'il vous est impossible de prendre du recul, ni même de réaliser que vous abattez le travail de 3 salariés.

Quels sont les signes caractéristiques de la surcharge de travail ? Que faut-il surveiller ? Fatigue, stress, douleurs physiques, insomnies, irritabilité, sensation de ne pas pouvoir y arriver sont autant d'alertes d'une surcharge de travail.

La première étape consiste donc à constater à les repérer, pour ensuite pouvoir vous attaquer au coeur du problème.

Quantifier son travail pour lutter contre la surcharge de travail

Vous gérez 12 dossiers simultanément, enchaînez au minimum 9 réunions chaque semaine, managez une équipe de 20 personnes et avez des échéances quotidiennes ?

Plutôt que de dire que vous avez trop de boulot, basez-vous sur des données chiffrées. Listez le nombre de missions et de projets qui vous incombent. Complétez des feuilles de temps, sur lesquelles vous mentionnerez le temps de travail dédié à chaque tâche et à chaque dossier.

Ainsi, vous saurez si vous supportez une charge de travail trop importante, ou s'il s'agit d'un souci d'organisation de votre côté.

Comment prouver une surcharge de travail ?

Votre surcharge de travail provient d'un manque d'effectif ou d'une mauvaise organisation de l'entreprise ? Planifiez une réunion avec votre N+1 pour lui faire part du problème.

Appuyez-vous sur les faits et les données chiffrées - feuilles de temps à l'appui - pour prouver que le problème est bien réel.

Si d'autres collaborateurs y sont également confrontés, vous pouvez parler à plusieurs voix, sous réserve d'adopter une démarche constructive. La communication non-violente peut être d'une grande aide dans ce genre de contexte.

Alerter et demander de l'aide si vous avez trop de travail

Mieux vaut prévenir que guérir. Même si vous êtes une bête de travail et avez une résistance hors du commun, il est impossible de tenir un rythme de travail ultra-intense sur le long terme. Le risque ? Se laisser entraîner dans cette cadence infernale et finir en burn-out.

Alors si vous souhaitez préserver votre santé et celle de votre entreprise, tirez la sonnette d'alarme avant le point de non-retour.

Les entreprises sont aujourd'hui suffisamment averties des conséquences de burn-outs répétés pour chercher à éviter ces situations. Renforcer l'équipe, réviser le niveau des priorités ou revoir la répartition des charges peuvent alors être des solutions envisagées pour vous décharger.

Faire reconnaître ses heures supplémentaires

Si votre employeur reconnaît l'exécution d'heures supplémentaires - au-delà de celles prévues au contrat de travail -, il aura obligation de les rémunérer. Cette étape peut être importante pour générer une prise de conscience chez votre employeur.

Dans tous les cas, il s'engage à garantir une durée de travail maximale raisonnable, avec une obligation de sécurité quant à la santé physique et mentale de ses salariés, établie par l'article L. 4121-1 du Code du travail.

Refuser une surcharge de travail

Vous ne voulez pas passer pour un tire-au-flanc ? Vous souhaitez prouver votre motivation ? Vous voulez donner le maximum pour obtenir la promotion tant attendue ?

Attention : à prendre plus de travail que vous ne pouvez en supporter, vous risquez d'imploser. Pour éviter cette situation indésirable, apprenez à dire non. Non, je ne peux pas. Non, pas maintenant. Non, je ne suis pas disponible. Non, je n'ai pas le temps.

Pour que votre refus soit acceptable, justifiez-le. Vous pouvez aussi essayer de trouver des solutions pour vous remplacer ou reporter la mission à plus tard.

Bien organiser sa journée pour éviter la surcharge de travail

Vous supportez une charge de travail importante ? Soit. Pour autant, vous avez la possibilité de limiter cette surcharge en organisant votre travail différemment. Par exemple, commencez votre journée par les missions les plus importantes plutôt que de lire vos mails.

En cas d'imprévus dans le courant de la journée, seules les tâches secondaires auront été laissées de côté. Ce qui limitera le stress généré par le constat du travail non fait et réduira cette impression de surcharge.

Prioriser votre travail pour lutter contre la surcharge

Vous venez de dresser votre liste de tâches - la fameuse to-do list - et cette dernière comprend pas moins de 62 points. Devant l'ampleur de la tâche, vous vous demandez comment vous allez vous en sortir.

Avant de baisser les bras, reprenez votre liste. Divisez-la en 3 colonnes : les tâches urgentes, les tâches importantes, puis les tâches secondaires.

Sur la 1re colonne, utilisez un code couleurs pour identifier les tâches que vous pouvez déléguer. Sur la 2e colonne, numérotez les missions par ordre d'importance.

Enfin, identifiez les personnes qui peuvent vous relayer sur les tâches secondaires de la 3e colonne.

À lire aussi : apprenez à utiliser la matrice d'Eisenhower pour prioriser efficacement vos tâches au travail.

Comment une bonne gestion de son emploi du temps permet-elle de lutter contre la surcharge de travail ?

Puisque vous pilotez - au moins en partie - l'organisation de votre emploi du temps, laissez-vous des moments-tampons pour éviter la sensation de surcharge.

Dans une journée, espacez (et réduisez au maximum) les réunions, limitez le nombre de dossiers différents gérés simultanément, ne remplissez pas l'agenda pour laisser de la place aux urgences et aux imprévus.

Avec cette marge de manoeuvre, vous limiterez la sensation d'être une cocotte-minute sur le point d'exploser.

Définir des deadlines

Parfois, vous êtes tellement embourbé dans un dossier que vous consacrez de nombreuses heures à la procrastination. Stoppez le mouvement incessant des pensées et commencez par définir des échéances.

Combien de temps vous faut-il pour tel dossier ? Quelles sont les plages horaires sur lesquelles vous pouvez y travailler ? Quelle est selon vous la deadline raisonnable pour finaliser le dossier ?

Une fois l'échéance passée, posez votre stylo et passez au dossier suivant. Vous constaterez alors une nette progression de votre productivité, en même temps qu'une baisse progressive de votre surcharge de travail.

Se mettre en mode « ne pas déranger » pour réduire la surcharge de travail

Mails, réunions, coups de téléphone, entretiens, notifications : la sur-sollicitation quotidienne affecte votre concentration et votre productivité. Si vous avez un dossier à boucler, réservez des créneaux pour vous y consacrer pleinement. Isolez-vous, mettez votre téléphone en mode silencieux, désactivez les notifications, prévenez vos collègues que vous n'êtes pas disponible pendant deux heures.

En procédant ainsi, vous constaterez combien vous êtes efficace. Au point de modifier votre perception quant à votre charge de travail.